Quelles sont les différences entre l’achat et l’approvisionnement ?

Chapitre 10 : Les Achats et les approvisionnements

La gestion des achats et des approvisionnements est cruciale pour toute entreprise cherchant à optimiser ses coûts et améliorer sa performance. Bien que souvent utilisés de manière interchangeable, ces termes représentent deux aspects distincts et complémentaires de la chaîne d’acquisition. Cet article explore en détail le sujet, permettant ainsi aux professionnels de mieux structurer leurs stratégies d’entreprise.

Qu’est-ce que la gestion des achats ?

La gestion des achats concerne le processus global d’acquisition de biens et services nécessaires au fonctionnement d’une entreprise. Cette fonction stratégique implique plusieurs étapes clés, allant de l’identification des besoins à la séléction des fournisseurs. Voici une exploration détaillée du concept.

Identification des besoins et spécifications

La première étape dans la gestion des achats est l’identification des besoins de l’entreprise. Cela inclut la détermination des spécifications précises des produits ou services requis. Par exemple, une entreprise manufacturière peut avoir besoin de matières premières spécifiques avec des caractéristiques techniques définies.

Sélection des fournisseurs

Une fois les besoins identifiés, il s’agit de trouver les fournisseurs appropriés. Ce processus inclut des recherches approfondies, des appels d’offres et l’évaluation des propositions. Les critères de sélection peuvent inclure le prix, la qualité des produits/services, les délais de livraison, et la réputation du fournisseur.

Négociations et contrats

L’étape suivante consiste à négocier les termes et conditions avec les fournisseurs retenus. Ces négociations portent sur les prix, les délais de paiement, les conditions de livraison, etc. Une fois un accord trouvé, un contrat formel est établi pour officialiser l’arrangement.

Suivi et évaluation des performances

Après la signature du contrat, la fonction achat continue de surveiller les performances des fournisseurs. Cette surveillance assure que ceux-ci respectent les termes du contrat en termes de qualité, quantité, et délai de livraison. Des évaluations régulières sont réalisées pour ajuster les stratégies et maintenir des relations solides et avantageuses.

A lire aussi :  San Francisco veut arrêter la croisière, décision d'expansion de Waymo

Qu’est-ce que la gestion des approvisionnements ?

Contrairement à la gestion des achats, la gestion des approvisionnements se concentre principalement sur l’organisation et le flux continu des biens et services au sein de l’entreprise. Elle couvre les processus depuis la réception des marchandises jusqu’à leur utilisation finale ou leur stockage.

Réception et inspection

Une des principales composantes de la gestion des approvisionnements est la réception des produits. Il s’agit de vérifier si les marchandises livrées correspondent aux quantités et qualités stipulées dans les commandes. Toute divergence doit être traitée immédiatement.

Stockage et gestion des stocks

Après réception, les produits doivent être stockés adéquatement. La gestion des stocks implique le suivi précis des entrées et sorties de marchandises, garantissant qu’il n’y a ni surplus ni pénurie. L’utilisation de systèmes informatisés et de logiciels de gestion des stocks est courante pour optimiser cette tâche.

Distribution interne

Les biens et services reçus et stockés doivent ensuite être distribués aux différentes unités ou départements de l’entreprise conformément à leurs besoins. Une organisation efficace de cette distribution interne est cruciale pour maintenir la fluidité des opérations.

Gestion des retours

En cas de défauts ou de non-conformité, il peut être nécessaire de retourner les marchandises aux fournisseurs. La gestion des retours fait partie intégrante de l’approvisionnement et doit être gérée efficacement pour minimiser les perturbations et coûts supplémentaires.

Quelle est la principale différence entre les achats et l’approvisionnement ?

Bien que les achats et l’approvisionnement soient étroitement liés, ils comprennent des activités distinctes et complémentaires. D’un côté, les achats se concentrent principalement sur l’acquisition stratégique des biens et services : identification des besoins, sélection des fournisseurs, négociation et contractualisation. De l’autre côté, l’approvisionnement traite davantage des aspects opérationnels du processus : réception, stockage et distribution des marchandises. En d’autres termes, alors que les achats fixent la stratégie, l’approvisionnement met en œuvre cette stratégie dans les opérations quotidiennes.

  • Les achats concernent les relations extérieures et stratégiques avec les fournisseurs.
  • L’approvisionnement concerne les processus internes et opérationnels après l’acquisition des biens et services.
A lire aussi :  Le PDG de BP, Looney, démissionne en raison de relations passées avec ses collègues

En quoi consiste le processus procure-to-pay ?

Le processus procure-to-pay –voir la définition du Procure to Pay (P2P)intègre entièrement des fonctions d’achat et d’approvisionnement, créant une continuité fluide de bout en bout. Voici une description détaillée de ce processus.

Demande d’achat

Tout commence par la demande d’achat initiée par un employé ou un département nécessitant un produit ou un service. Cette demande précise généralement la nature, la quantité et les spécifications des articles souhaités.

Approbation de la demande

La demande d’achat passe ensuite par un processus d’approbation interne qui vérifie son besoin, la disponibilité budgétaire et la conformité à la politique d’achat de l’entreprise.

Création du bon de commande

Une fois approuvée, la demande se transforme en un bon de commande officiel envoyé au fournisseur choisi. Ce document lie contractuellement l’entreprise et le fournisseur.

Réception des marchandises et facturation

À la livraison, la réception des marchandises est soigneusement inspectée et enregistrée dans le système de gestion des stocks. Le fournisseur envoie simultanément une facture correspondant au bon de commande et aux marchandises reçues.

Correspondance et approbation de la facture

La correspondance des documents (bon de commande, bon de livraison et facture) est vérifiée avant de procéder au paiement. Toute anomalie doit être résolue avant l’autorisation du paiement.

Paiement

Enfin, une fois toutes les vérifications effectuées, le service financier procède au paiement du fournisseur selon les termes convenus dans le contrat. Ce dernier acte achève le cycle procure-to-pay.

Ce processus intégré garantit une gestion efficace et transparente des achats et des approvisionnements, tout en assurant le contrôle et la conformité nécessaires à chaque étape.

A lire aussi :  Les acteurs du transport voient une croissance lente en 2024
Retour en haut